14.11.2006

E-Mails haben inzwischen den gleichen Stellenwert wie Faxe oder Briefe. Gerade im Medienbereich findet ein Großteil der Kommunikation über E-Mail statt. Umso ärgerlicher ist es dann, wenn man für die eigenen Kunden über E-Mail nicht zu erreichen ist. Auch für den Kunden ist es ein Ärgernis, wenn er nach einigen Tagen immer noch keine Antwort bekommen hat und er auf Nachfrage gebeten wird, die E-Mail nochmal zu schicken.

Damit E-Mails immer verfügbar sind, sollten diese unabhängig von der eigenen IT-Infrastruktur (Arbeitsplatzrechner, Server und Netzwerk) abrufbar sein.

Können die E-Mails über den Browser abgerufen werden, sind sie immer verfügbar, sofern ein Internetzugang verfügbar ist.

Was liegt da näher, als einen E-Mail-Anbieter zu wählen, bei dem man seinem E-Mails über den Browser, und somit von jedem Ort mit Internetzugang, abrufen kann? Diesen Dienst, stellen so genannte Webmail-Anbieter zur Verfügung. Hierbei unterscheidet man zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen, Anbietern.

Die Qual der Wahl

Auf Wikipedia findet sich eine Übersicht der gängigsten «Freemail»-Anbieter, deren Angebot kostenlos ist.

Ich persönlich empfehle GMail, im folgenden werde ich auch in meinen Beispielen GMail verwenden — siehe GMail als standard E-Mail-Anwendung verwenden.

Natürlich bieten inzwischen auch die meisten Webhoster und Internet-Service-Provider browserbasierte Zugänge für E-Mails an — eine Übersicht von Providern findet sich ebenfalls in Wikipedia.

Genug Platz?

Früher war ein vernichtendes Argument gegen die Anbieter von browserbasierten E-Mail-Diensten der kleine Speicherplatz. Oft hatte man nicht mehr als 50 MB zur Verfügung. Seit aber Google mit seinem Dienst GMail auf den Plan getreten ist, stehen mittlerweile gut 3 GB zur Verfügung. Dies ist für die meisten Anwender vollkommen ausreichen — wer noch mehr Platz braucht kann sich bei Bedarf ein weiteres Konto registrieren. Andere Anbieter haben inzwischen nachgezogen und so bietet GMX, in einer ebenfalls kostenlosen Basisversion, 1 GB Speicherplatz für E-Mails an.

Schutz vor Viren und SPAM integriert

Ein weiterer Vorteil ist der integrierte Virenschutz, der bei allen Anbietern selbst im kostenlosen Grundpaket enthalten ist. Alle Eingehenden E-Mails werden durch den Anbieter geprüft und schädliche Bestandteile der E-Mail werden entfernt.

Beim herkömmlichen Empfangen der E-Mails mittels Outlook besteht dieser Schutz nur, wenn die eingesetzte Anti-Viren-Software diesen Schutz anbietet.

Das gleiche gilt für Spam-Filter. Diese werden ebenfalls von allen Anbietern eingesetzt und sind sehr wirkungsvoll. Der Vorteil liegt auch hier auf der Hand, man muss sich nicht um die Einrichtung kümmern und eine Lizenzgebühr für einen E-Mail-Viren- und Spam-Scanner braucht nicht mehr entrichtet zu werden.

Umzug still und heimlich

Nachdem man sich bei dem Anbieter seiner Wahl registriert hat, gilt es nun die E-Mails umzuleiten, denn der Kunde soll so wenig wie möglich vom «Umzug» mitbekommen und die Visitenkarten will man auch nicht ändern.

Wichtig ist zu aller erst, dass die E-Mails, die an die bestehende E-Mail-Adresse gesendet werden, an die neue weitergeleitet werden. Dies muss beim bisherigen Anbieter eingestellt werden, meistens gibt es dazu eine Verwaltungsoberfläche, mit man das erledigen kann.

Nun sollte beim Webmailer die bishere E-Mail-Adresse als Absender eingetragen werden. Wird diese nicht unterstützt besteht zumindest meistens die Option, die Adresse als sogenannte «Reply-To»-Adresse zu verwenden. Hier ist zwar die Absender-Adresse die des Webmailers, aber sobald der Empfänger auf «Antworten» klickt, wird das E-Mail-Programm die Mail an die «Reply-To»-Adresse schicken.

Mobiler Zugang

Da nun das Postfach mittels eines Browsers erreicht werden kann, kann man sich von überall einloggen. Mann sollte aber unbedingt darauf achten, sich beim Verlassen eines öffentlich zugänglichen Rechners abzumelden und den Browser zu schließen.

Einige Angebote stellen zusätzlich eine Version für mobile Endgeräte zur Verfügung, diese ist dann vom Funktionsumfang eingeschränkt, kann aber auch selbst auf kleinen Displays von Handys oder PDAs verwendet werden.

Erschienen in der Artikel-Reihe: Datensicherung für Gestalter